Política de Tratamiento de Datos y Confidencialidad

ZEGA CONTADORES S.A.S., identificada con NIT 902.062.087, con domicilio en Colombia, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales), el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y la Ley 43 de 1990 (que reglamenta la profesión de Contador Público), informa a sus clientes, usuarios y demás titulares la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y Confidencialidad.

1. Responsable del tratamiento

ZEGA CONTADORES S.A.S., NIT 902.062.087, es la entidad responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través del sitio web www.zegacontadores.com, del portal de clientes y de la prestación de sus servicios contables, tributarios, financieros y de nómina. Puede contactarnos en: gerencia@zegacontadores.com.

2. Datos que recolectamos

Recolectamos los siguientes tipos de datos personales:

• Datos de identificación: nombre completo, número de identificación, cargo y empresa.
• Datos de contacto: correo electrónico, teléfono y dirección.
• Datos financieros y contables: estados financieros, extractos bancarios, facturas, declaraciones tributarias y demás documentos relacionados con la prestación de los servicios contratados.
• Datos de los empleados de nuestros clientes: cuando se contrata el servicio de nómina, tratamos los datos laborales, salariales y de afiliación al sistema de seguridad social de los trabajadores del cliente, en calidad de encargados del tratamiento y bajo las instrucciones del cliente, quien actúa como responsable frente a sus empleados.
• Datos de navegación: dirección IP, tipo de navegador, páginas visitadas y tiempo de sesión, mediante cookies técnicas y analíticas.

3. Finalidades del tratamiento

Sus datos personales son tratados para las siguientes finalidades:

• Prestación de los servicios contables, tributarios y financieros contratados.
• Gestión de la relación comercial y atención de solicitudes y consultas.
• Cumplimiento de obligaciones legales, contables y tributarias ante la DIAN y demás entes de control.
• Envío de información comercial sobre nuevos servicios de la firma, con posibilidad de cancelar la suscripción en cualquier momento.
• Mejora de la experiencia en el sitio web mediante análisis de navegación.

4. Autorización del titular

El tratamiento de datos personales requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, que ZEGA obtiene por escrito, por medios electrónicos (formularios del sitio web, portal de clientes o aceptación de la propuesta comercial y del contrato) o mediante conductas inequívocas que permitan concluir que fue otorgada. ZEGA conserva prueba de dicha autorización. No se requiere autorización en los casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, como los requerimientos de autoridades administrativas o judiciales en ejercicio de sus funciones.

5. Secreto profesional y confidencialidad

Además de las normas de protección de datos, toda la información de nuestros clientes está amparada por el secreto profesional del Contador Público, consagrado en el artículo 63 de la Ley 43 de 1990: el contador está obligado a guardar la reserva profesional en todo lo que conozca en razón del ejercicio de su profesión, y solo puede revelar la información por autorización del cliente o por requerimiento de autoridad competente.

• Todo el personal de ZEGA y los terceros que acceden a información de clientes están sujetos a compromisos de confidencialidad, que se mantienen aun después de terminada la relación con la firma.
• La información financiera, tributaria, comercial y de personal del cliente no se utiliza para fines distintos a la prestación del servicio contratado.
• Nuestro Código de Ética desarrolla estos deberes de integridad, objetividad y confidencialidad.

6. Encargados y transferencia de datos

ZEGA CONTADORES S.A.S. no vende, arrienda ni comercializa datos personales. Para prestar sus servicios, la firma se apoya en los siguientes encargados, que tratan los datos únicamente bajo sus instrucciones y con acuerdos de confidencialidad:

• Plataformas de software contable y de gestión (Odoo y Alegra) y servicios de almacenamiento en la nube.
• Herramientas de inteligencia artificial que apoyan el procesamiento contable, bajo configuraciones que no permiten usar la información de los clientes para entrenar modelos de terceros.
• Nuestro partner tecnológico Goodman ERP Solutions, cuando el cliente contrata la implementación o el soporte de su ERP.

Algunos de estos proveedores alojan la información en servidores ubicados fuera de Colombia. Al aceptar esta política, el titular autoriza dicha transferencia o transmisión internacional, que ZEGA realiza únicamente hacia proveedores que ofrecen niveles adecuados de protección de datos, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

4. Derechos del titular

En virtud de la Ley 1581 de 2012, usted tiene los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Solicitar la supresión de sus datos o revocar la autorización, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante ZEGA.

8. Consultas y reclamos

Para ejercer sus derechos, envíe su solicitud a gerencia@zegacontadores.com, indicando su nombre, identificación, descripción de la solicitud y datos de contacto.

• Consultas: se atienden en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo. Si no es posible responder en ese término, se informará el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): se atienden en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Si no es posible responder en ese término, se informará el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que lo complete (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012).

6. Seguridad de la información

Implementamos medidas técnicas y administrativas para proteger la información personal de accesos no autorizados, pérdida, alteración o divulgación. El acceso a la información financiera de los clientes está restringido exclusivamente al personal de la firma asignado a cada cuenta.

10. Conservación de la información

Los datos personales se conservan durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y los deberes legales aplicables. Los libros y documentos contables y sus soportes se conservan como mínimo durante diez (10) años, conforme al artículo 28 de la Ley 962 de 2005, y los soportes tributarios durante el término de firmeza de las declaraciones. Cumplidos estos plazos, la información se suprime de forma segura.

11. Cookies

Nuestro sitio web utiliza cookies técnicas esenciales para su funcionamiento y cookies analíticas opcionales para mejorar la experiencia de navegación. Puede consultar nuestra Política de Cookies para obtener información detallada y gestionar sus preferencias.

8. Vigencia y cambios

Esta política entra en vigor en la fecha de su publicación. ZEGA CONTADORES SAS se reserva el derecho de modificarla en cualquier momento. Los cambios serán publicados en este sitio web y, cuando sean significativos, serán comunicados a los titulares por correo electrónico.