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Términos y condiciones de prestación de servicios

ZEGA CONTADORES SAS · NIT 902.062.087-8 · Versión 1.0, octubre de 2026

Estos términos regulan los servicios profesionales de contabilidad, impuestos, finanzas, nómina y asesoría que ZEGA CONTADORES SAS (en adelante, «ZEGA») presta a sus clientes (en adelante, «el Cliente»). Hacen parte integral de toda cotización, propuesta, orden de venta, suscripción y factura emitida por ZEGA.

1. Aceptación y firma electrónica

Al firmar electrónicamente una cotización o propuesta en el portal de ZEGA, o al pagarla en línea, el Cliente declara que leyó y acepta estos términos y condiciones, junto con el Código de Ética, la Norma de Calidad publicada en el Centro de Confianza y la Política de Tratamiento de Datos Personales. Conforme a la Ley 527 de 1999, la firma electrónica tiene la misma validez que la firma manuscrita y con ella queda perfeccionado el contrato de prestación de servicios. Quien firma declara tener facultades para obligar a la empresa que representa.

2. Alcance del servicio

El alcance, los entregables y los plazos son los descritos en la propuesta aceptada. Salvo que la propuesta indique lo contrario, no están incluidos y se cotizan por aparte:

  • La liquidación y los trámites ante la Cámara de Comercio, incluida la renovación de la matrícula mercantil.
  • La información exógena distrital y municipal, que se cobra por el valor de un mes de honorarios.
  • La reconstrucción de contabilidad: si el Cliente no tiene contabilidad al día, el primer mes se reconstruye el año en curso y cada mes reconstruido tiene un valor adicional, sujeto a que el Cliente entregue un acta o estados financieros con saldos a una fecha de corte.
  • La atención de requerimientos, fiscalizaciones o correcciones de periodos en los que ZEGA no fue la firma responsable.

3. Honorarios

Los honorarios se pactan en Unidades de Valor Tributario (UVT) y se facturan en pesos colombianos con la UVT vigente. Se actualizan cada año en enero con la nueva UVT, sin necesidad de un nuevo contrato. Las obligaciones tributarias periódicas (IVA, retención en la fuente, ICA, entre otras) se cobran prorrateadas dentro de la mensualidad y no por declaración. Las asesorías puntuales se cobran por hora según la tarifa publicada al agendar la cita y se pagan antes de la reunión.

4. Forma de pago y suspensión

El servicio funciona como una suscripción mensual con pago anticipado, en la fecha indicada en la factura. Si el pago no se recibe en esa fecha, ZEGA podrá suspender la prestación del servicio, sin previo aviso, hasta que el Cliente se ponga al día. Los saldos vencidos causan intereses de mora a la tasa máxima legal permitida. Las obligaciones que venzan durante la suspensión quedan bajo la responsabilidad del Cliente.

5. Retenciones

ZEGA pertenece al Régimen Simple de Tributación, por lo que sus pagos no están sujetos a retención en la fuente a título de impuesto de renta (artículo 911 del Estatuto Tributario). Los clientes responsables de IVA deben practicar la retención de IVA correspondiente, conforme al numeral 9 del artículo 437-2 del Estatuto Tributario.

6. Duración y terminación

El contrato tiene una duración mínima de seis (6) meses, contados desde el inicio del servicio, y se renueva automáticamente mes a mes. Una vez cumplida la permanencia mínima, cualquiera de las partes puede terminarlo con aviso escrito de al menos treinta (30) días. Si el Cliente termina antes de cumplir la permanencia mínima, deberá pagar los meses restantes de ese periodo. Al terminar, ZEGA entregará la información contable del Cliente y hará el empalme con el nuevo responsable.

7. Obligaciones del Cliente

  • Entregar la información y los documentos soporte completos, veraces y dentro de las fechas solicitadas por ZEGA.
  • Si el Cliente no entrega la información en las fechas acordadas, ZEGA podrá cobrar un recargo por el trabajo adicional que esto genere.
  • Mantener actualizados su RUT, sus datos de contacto y los accesos al ERP, a los portales de la DIAN y a los bancos que el servicio requiera.
  • Pagar oportunamente los impuestos liquidados por ZEGA.

8. Intereses, sanciones y responsabilidad

ZEGA no asume intereses, sanciones ni mayores valores de impuestos a que haya lugar por información entregada fuera de plazo, incompleta o inexacta, por pagos no realizados por el Cliente, o por hechos de periodos anteriores al inicio del servicio. Las obligaciones de ZEGA son de medio y no de resultado: se compromete a prestar el servicio con diligencia profesional, conforme a la Ley 43 de 1990, las normas de contabilidad e información financiera vigentes en Colombia y su Código de Ética.

9. Confidencialidad y datos personales

ZEGA guarda reserva profesional sobre la información del Cliente y la trata conforme a la Ley 1581 de 2012 y a su Política de Tratamiento de Datos Personales. El Cliente autoriza a ZEGA a procesar sus documentos con herramientas tecnológicas, incluida la inteligencia artificial, bajo la revisión de un contador público.

10. Reclamaciones

Cualquier reclamación sobre el servicio o una factura debe enviarse por escrito a gerencia@zegacontadores.com dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la entrega del servicio o a la emisión de la factura.

11. Ley aplicable

Estos términos y las relaciones contractuales entre ZEGA y el Cliente se rigen exclusivamente por la ley colombiana. Cualquier diferencia se intentará resolver primero de forma directa entre las partes.