La retención en la fuente es el mecanismo con el que el Estado recauda los impuestos de forma anticipada: quien paga descuenta una parte del valor y la consigna a la DIAN a nombre de quien recibe el pago. Para una empresa, aplicarla bien no es opcional. Retener de menos la hace responsable del impuesto que dejó de retener; retener de más genera reclamos de proveedores; y declarar sin pagar deja la declaración sin efecto.
Esta guía resume cómo funciona, quién está obligado, los errores que más sanciones generan y cómo organizar el proceso mes a mes.
¿Qué es la retención en la fuente?
Es un sistema de recaudo anticipado regulado principalmente en los artículos 365 a 419 del Estatuto Tributario. No es un impuesto adicional: lo que se retiene se abona al impuesto de quien recibe el pago, que lo descuenta en su propia declaración. Existen tres grandes tipos:
- Retención a título de renta: se practica sobre pagos por compras, servicios, honorarios, comisiones, arrendamientos, salarios y otros conceptos.
- Retención de IVA (ReteIVA): la practican los agentes definidos en el artículo 437-2 del Estatuto Tributario, por regla general sobre el 15 % del IVA facturado.
- Retención de ICA (ReteICA): la regula cada municipio o distrito; por ejemplo, en Bogotá la administra la Secretaría Distrital de Hacienda.
¿Quién debe practicar retención?
Por regla general son agentes de retención las personas jurídicas y sociedades de hecho, y las personas naturales comerciantes que en el año anterior superaron los topes de patrimonio o ingresos que fija la ley. También lo son las entidades públicas y, en ciertos casos, los consorcios y uniones temporales.
Un punto que genera muchos errores: los contribuyentes del Régimen Simple de Tributación (SIMPLE) no están sujetos a retención en la fuente a título de renta, según el artículo 911 del Estatuto Tributario. Por eso, antes de pagar a un proveedor conviene revisar su RUT y verificar si pertenece a ese régimen.
Los conceptos más comunes
- Compras de bienes: aplica sobre pagos que superen la base mínima en UVT fijada por el reglamento.
- Servicios: la tarifa cambia según el tipo de servicio y, en algunos conceptos, según si el beneficiario es declarante de renta.
- Honorarios y comisiones: tarifas diferenciadas entre personas naturales y jurídicas.
- Arrendamientos: tanto de bienes muebles como inmuebles.
- Pagos laborales: se calculan con el procedimiento del artículo 383 del Estatuto Tributario, depurando ingresos no constitutivos de renta, deducciones y rentas exentas.
Las bases mínimas y las tarifas se expresan en UVT y se actualizan por decreto. Antes de configurarlas en tu sistema contable, verifica siempre la tabla vigente; un cambio de reglamento que no se actualiza a tiempo produce meses enteros de retenciones mal calculadas.
Cómo se declara y se paga
La retención se declara mensualmente en el Formulario 350, dentro de los plazos del calendario tributario según el último dígito del NIT. Hay dos reglas que conviene tener muy presentes:
- Declarar sin pagar no sirve: de acuerdo con el artículo 580-1 del Estatuto Tributario, la declaración de retención presentada sin pago total no produce efecto legal, salvo las excepciones que la misma norma contempla.
- El riesgo no es solo tributario: no consignar las sumas retenidas puede configurar el delito de omisión del agente retenedor previsto en el artículo 402 del Código Penal.
Errores frecuentes que generan sanciones
- Tarifa o concepto equivocado: clasificar un servicio como compra, o un honorario como servicio.
- Ignorar las bases mínimas: retener sobre pagos que no la superan, o no sumar pagos a un mismo proveedor cuando la norma lo exige.
- No revisar el RUT del proveedor: retener a un contribuyente del SIMPLE o a una entidad no sujeta.
- Tablas desactualizadas en el ERP: bases y tarifas del año anterior configuradas en Odoo, Alegra u otro sistema.
- Presentar fuera de plazo o sin pago: genera sanción por extemporaneidad e intereses, además de la ineficacia de la declaración.
- No expedir certificados: los proveedores los necesitan para descontar lo retenido en su declaración.
Cómo organizar el proceso mes a mes
En la práctica, una retención bien administrada se apoya en cuatro hábitos:
- Configurar en el ERP los impuestos de retención con la tabla vigente y revisarla cada vez que cambie la UVT o el reglamento.
- Clasificar a cada proveedor según su RUT (régimen, responsabilidades y calidad de autorretenedor) antes del primer pago.
- Conciliar el auxiliar de retenciones contra el borrador del Formulario 350 antes de presentarlo.
- Programar el pago junto con la presentación para que la declaración no quede ineficaz.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si no practiqué una retención que debía hacer?
El agente de retención responde por el valor que dejó de retener, además de las sanciones que correspondan. Por eso conviene corregir el error en cuanto se detecta.
¿Un proveedor del Régimen Simple está sujeto a retención?
No a título de renta, según el artículo 911 del Estatuto Tributario. Otras retenciones, como la de ICA, dependen de la regulación de cada municipio.
¿Cada cuánto se declara la retención en la fuente?
Mensualmente, en el Formulario 350, según el calendario tributario de la DIAN.
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Escrito por Omar Alonso Correa Nomesque, Contador Público del equipo técnico de ZEGA Contadores S.A.S. Este artículo tiene fines informativos; las bases y tarifas de retención cambian por reglamento, por lo que conviene verificar la norma vigente antes de aplicarla.