Los viajes de negocios son habituales en muchas empresas, y también una de las zonas grises más frecuentes en una revisión de la DIAN. No todo lo que se gasta en un viaje es deducible, y lo que sí lo es necesita soportes que demuestren su relación con el negocio.
Esta guía explica el criterio que aplica la ley, qué gastos suelen aceptarse, cuáles generan problemas y cómo documentarlos.
El criterio general: causalidad, necesidad y proporcionalidad
El artículo 107 del Estatuto Tributario permite deducir las expensas realizadas durante el año que tengan relación de causalidad con la actividad productora de renta y que sean necesarias y proporcionadas según cada actividad. Aplicado a un viaje, significa que el gasto debe estar ligado a generar ingresos (una reunión comercial, una visita a planta, una feria del sector) y ser razonable frente a su propósito.
Además, como cualquier otro gasto, debe estar soportado con factura electrónica o documento soporte (artículo 771-2 del Estatuto Tributario) y pagado por los medios que exige el artículo 771-5 cuando aplique.
Gastos que normalmente sí son deducibles
- Tiquetes y transporte hacia y desde el lugar de la actividad comercial, incluidos traslados locales.
- Alojamiento durante los días de la actividad.
- Alimentación razonable durante el viaje.
- Inscripciones a ferias, congresos o eventos relacionados con la actividad de la empresa.
- Atenciones a clientes y proveedores, con el límite del 1 % de los ingresos fiscales netos que establece el artículo 107-1 del Estatuto Tributario para este tipo de gastos.
Gastos que suelen generar rechazo
- Días de turismo personal que se suman al viaje de negocios.
- Gastos de acompañantes sin relación con la actividad de la empresa.
- Tiquetes o reservas a nombre de terceros que no trabajan para la empresa.
- Gastos sin factura electrónica o soportados solo con recibos de caja o tiquetes de máquina registradora.
- Montos desproporcionados frente al propósito del viaje.
Viajes al exterior
Los gastos incurridos fuera del país tienen reglas propias. Los artículos 121 y 122 del Estatuto Tributario regulan la deducción de costos y gastos en el exterior y, en ciertos casos, la limitan cuando sobre esos pagos no se practica retención en la fuente. Si tu empresa viaja con frecuencia fuera de Colombia, conviene revisar con tu contador cómo se tratan esos gastos antes del cierre del año.
Viáticos pagados a empleados
Cuando la empresa entrega viáticos a un trabajador, el tratamiento laboral también importa. Según el artículo 130 del Código Sustantivo del Trabajo, los viáticos permanentes constituyen salario en la parte destinada a manutención y alojamiento; los accidentales, no. Esa diferencia afecta la base de seguridad social y prestaciones, así que conviene definirla en una política escrita.
¿Y el IVA de hoteles y restaurantes?
El IVA pagado solo se puede tomar como descontable si el gasto es deducible en renta y se destina a operaciones gravadas con IVA, según el artículo 488 del Estatuto Tributario. En los demás casos, el IVA se lleva como mayor valor del gasto.
Cómo documentar cada viaje
- Objetivo del viaje: una línea que explique para qué se viajó.
- Agenda o evidencia: correos de invitación, citas, inscripción al evento.
- Facturas electrónicas a nombre de la empresa: con el NIT correcto, no a nombre del empleado.
- Legalización: un formato de gastos de viaje aprobado, que cruce lo anticipado con lo gastado.
Este paquete no es un formalismo: es la evidencia que sostiene la deducción si la DIAN la cuestiona.
Preguntas frecuentes
¿Puedo deducir un viaje que combina negocios y vacaciones?
Solo la parte relacionada con la actividad del negocio, siempre que esté bien soportada. Los días y gastos personales no son deducibles.
¿Los tiquetes a nombre del empleado se pueden deducir?
Sí, si el viaje es de la empresa y la factura se expide a nombre de la empresa. Lo que genera problemas es la factura a nombre de la persona natural.
¿Los viáticos de un empleado son salario?
Solo los permanentes, en la parte destinada a manutención y alojamiento, según el artículo 130 del Código Sustantivo del Trabajo.
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Escrito por Omar Alonso Correa Nomesque, Contador Público del equipo técnico de ZEGA Contadores S.A.S. Este artículo tiene fines informativos y no reemplaza el análisis del caso concreto.